CHẤM DỨT VÀ HOÀN TIỀN

Lời mở đầu

Công ty TNHH BTA Software Solutions ("BTA", "chúng tôi") xây dựng Chính sách chấm dứt và hoàn tiền nhằm quy định rõ các trường hợp chấm dứt dịch vụ, quy trình thực hiện, chính sách hoàn tiền và việc xử lý dữ liệu sau khi chấm dứt. Chính sách này đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cả BTA và Khách hàng, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

Chính sách này là một bộ phận không tách rời của Điều khoản sử dụng, Điều kiện dịch vụ, Hợp đồng dịch vụ và các thỏa thuận khác giữa BTA với Khách hàng.

1. CÁC TRƯỜNG HỢP CHẤM DỨT DỊCH VỤ

Dịch vụ giữa BTA và Khách hàng có thể bị chấm dứt trong các trường hợp sau:

1.1. Chấm dứt theo yêu cầu của Khách hàng

Khách hàng có quyền yêu cầu chấm dứt dịch vụ bất kỳ lúc nào bằng cách gửi thông báo cho BTA. Cụ thể:

• Khách hàng không muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ;
• Khách hàng muốn chuyển sang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp khác;
• Khách hàng ngừng hoạt động kinh doanh;
• Các lý do cá nhân hoặc kinh doanh khác của Khách hàng.

1.2. Chấm dứt do hết hạn dịch vụ

• Dịch vụ tự động chấm dứt khi hết thời hạn sử dụng theo gói đã đăng ký mà Khách hàng không thực hiện gia hạn;
• BTA sẽ gửi thông báo nhắc gia hạn cho Khách hàng trước khi dịch vụ hết hạn ít nhất 7 (bảy) ngày;
• Sau khi dịch vụ hết hạn, tài khoản Khách hàng sẽ bị tạm khóa nhưng dữ liệu vẫn được lưu trữ trong thời gian quy định tại Mục 5 của Chính sách này.

1.3. Chấm dứt do vi phạm của Khách hàng

BTA có quyền đơn phương chấm dứt dịch vụ mà không cần thông báo trước trong các trường hợp:

• Khách hàng vi phạm nghiêm trọng Điều khoản sử dụng, Điều kiện dịch vụ hoặc các chính sách của BTA;
• Khách hàng sử dụng dịch vụ cho mục đích bất hợp pháp;
• Khách hàng có hành vi gây hại đến hệ thống, dữ liệu hoặc quyền lợi của BTA hoặc Khách hàng khác;
• Khách hàng cung cấp thông tin giả mạo khi đăng ký dịch vụ;
• Khách hàng chậm thanh toán quá 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày đến hạn mà không có lý do chính đáng;
• Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1.4. Chấm dứt do BTA ngừng cung cấp dịch vụ

Trong trường hợp BTA quyết định ngừng cung cấp một hoặc nhiều dịch vụ:

• BTA sẽ thông báo cho Khách hàng trước ít nhất 60 (sáu mươi) ngày;
• BTA sẽ hỗ trợ Khách hàng xuất dữ liệu và chuyển đổi sang giải pháp thay thế (nếu có);
• Khách hàng sẽ được hoàn tiền theo quy định tại Mục 3 của Chính sách này.

2. QUY TRÌNH CHẤM DỨT

2.1. Thông báo chấm dứt

Trường hợp Khách hàng muốn chấm dứt dịch vụ, Khách hàng cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Gửi yêu cầu chấm dứt dịch vụ cho BTA trước ít nhất 30 (ba mươi) ngày so với ngày mong muốn chấm dứt. Yêu cầu được gửi qua email lienhe@btasoftware.com hoặc qua Zalo số 0976024549;
• Bước 2: BTA xác nhận đã nhận yêu cầu chấm dứt trong vòng 2 (hai) ngày làm việc;
• Bước 3: BTA thông báo về thời điểm chấm dứt dịch vụ chính thức, các khoản thanh toán liên quan và hướng dẫn xuất dữ liệu;
• Bước 4: Khách hàng thực hiện xuất dữ liệu và hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán còn lại (nếu có);
• Bước 5: BTA tiến hành chấm dứt dịch vụ và xử lý hoàn tiền (nếu đủ điều kiện) theo quy định.

2.2. Nội dung yêu cầu chấm dứt

Yêu cầu chấm dứt dịch vụ cần bao gồm các thông tin sau:

• Họ và tên người yêu cầu;
• Tên tài khoản hoặc mã Khách hàng;
• Tên doanh nghiệp (đối với Khách hàng doanh nghiệp);
• Gói dịch vụ đang sử dụng;
• Lý do chấm dứt dịch vụ;
• Ngày mong muốn chấm dứt;
• Yêu cầu về xuất dữ liệu (nếu có);
• Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận hoàn tiền (nếu đủ điều kiện).

3. CHÍNH SÁCH HOÀN TIỀN

3.1. Nguyên tắc hoàn tiền

BTA thực hiện hoàn tiền cho Khách hàng theo nguyên tắc hoàn tiền theo tỷ lệ thời gian còn lại của gói dịch vụ đã thanh toán, cụ thể:

• Số tiền hoàn = (Số ngày còn lại / Tổng số ngày của gói dịch vụ) x Tổng phí dịch vụ đã thanh toán;
• Số ngày còn lại được tính từ ngày chấm dứt dịch vụ chính thức đến ngày hết hạn gói dịch vụ;
• Tổng phí dịch vụ đã thanh toán không bao gồm các khoản phí thiết lập ban đầu (setup fee), phí tùy chỉnh hoặc phí dịch vụ bổ sung đã sử dụng.

3.2. Thời hạn hoàn tiền

• BTA cam kết hoàn tiền cho Khách hàng trong vòng 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày xác nhận đủ điều kiện hoàn tiền;
• Tiền hoàn sẽ được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng do Khách hàng cung cấp;
• Trường hợp thông tin tài khoản ngân hàng không chính xác dẫn đến chuyển khoản không thành công, BTA sẽ liên hệ Khách hàng để cập nhật thông tin. Thời hạn hoàn tiền sẽ được tính lại kể từ ngày nhận được thông tin chính xác.

3.3. Hoàn tiền trong trường hợp BTA ngừng cung cấp dịch vụ

Trường hợp BTA chủ động ngừng cung cấp dịch vụ, Khách hàng sẽ được hoàn tiền đầy đủ cho phần dịch vụ chưa sử dụng, không áp dụng bất kỳ khoản khấu trừ nào.

4. TRƯỜNG HỢP KHÔNG ĐƯỢC HOÀN TIỀN

Khách hàng sẽ không được hoàn tiền trong các trường hợp sau:

• Vi phạm điều khoản: Dịch vụ bị chấm dứt do Khách hàng vi phạm Điều khoản sử dụng, Điều kiện dịch vụ hoặc các chính sách của BTA;
• Sử dụng bất hợp pháp: Khách hàng sử dụng dịch vụ cho mục đích vi phạm pháp luật;
• Gói dịch vụ miễn phí: Khách hàng sử dụng gói dịch vụ miễn phí hoặc gói dùng thử;
• Phí thiết lập và tùy chỉnh: Các khoản phí thiết lập ban đầu (setup fee), phí phát triển tính năng tùy chỉnh, phí tư vấn hoặc phí dịch vụ một lần đã được thực hiện;
• Dịch vụ đã sử dụng hết: Gói dịch vụ đã hết hạn hoặc đã sử dụng hết toàn bộ thời gian;
• Chương trình khuyến mãi: Các gói dịch vụ được mua trong chương trình khuyến mãi có điều kiện không hoàn tiền (được ghi rõ trong điều kiện chương trình);
• Thời gian sử dụng quá ngắn: Khách hàng yêu cầu chấm dứt dịch vụ khi thời gian còn lại của gói dịch vụ ít hơn 30 (ba mươi) ngày;
• Không tuân thủ quy trình: Khách hàng không thực hiện đúng quy trình chấm dứt dịch vụ quy định tại Mục 2 của Chính sách này.

5. XỬ LÝ DỮ LIỆU SAU KHI CHẤM DỨT

5.1. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Sau khi dịch vụ bị chấm dứt, BTA sẽ lưu trữ dữ liệu của Khách hàng trên hệ thống trong thời gian 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày chấm dứt dịch vụ chính thức. Trong thời gian này:

• Khách hàng có thể yêu cầu BTA xuất dữ liệu theo các định dạng được hỗ trợ;
• Khách hàng có thể yêu cầu kích hoạt lại dịch vụ bằng cách thanh toán phí dịch vụ tương ứng;
• Dữ liệu được bảo mật và không bị truy cập bởi bên thứ ba.

5.2. Xuất dữ liệu

Khách hàng có quyền yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu thuộc quyền quản lý của mình trước hoặc trong vòng 30 ngày sau khi chấm dứt dịch vụ. Cụ thể:

• Yêu cầu xuất dữ liệu được gửi qua email lienhe@btasoftware.com;
• BTA sẽ thực hiện xuất dữ liệu trong vòng 5 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu;
• Dữ liệu được cung cấp dưới các định dạng phổ biến (CSV, Excel, JSON hoặc các định dạng khác được BTA hỗ trợ tại thời điểm yêu cầu);
• BTA không thu phí cho việc xuất dữ liệu lần đầu. Các lần xuất dữ liệu bổ sung có thể phát sinh phí xử lý theo thỏa thuận.

5.3. Xóa dữ liệu

• Sau khi hết thời gian lưu trữ 30 ngày, BTA sẽ tiến hành xóa toàn bộ dữ liệu của Khách hàng khỏi hệ thống, trừ các dữ liệu mà BTA có nghĩa vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
• Việc xóa dữ liệu được thực hiện theo quy trình bảo mật của BTA, đảm bảo dữ liệu không thể khôi phục được;
• BTA không chịu trách nhiệm đối với việc mất dữ liệu nếu Khách hàng không thực hiện xuất dữ liệu trong thời gian quy định;
• Khách hàng có thể yêu cầu BTA xóa dữ liệu trước thời hạn 30 ngày bằng cách gửi yêu cầu bằng văn bản.

5.4. Dữ liệu được giữ lại theo quy định pháp luật

Một số dữ liệu có thể được BTA giữ lại sau khi chấm dứt dịch vụ nhằm tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, bao gồm:

• Thông tin giao dịch, hóa đơn, chứng từ thanh toán (lưu trữ theo quy định về kế toán, thuế);
• Nhật ký hệ thống phục vụ mục đích an ninh mạng;
• Các dữ liệu khác theo yêu cầu lưu trữ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

6. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Mọi yêu cầu chấm dứt dịch vụ hoặc hoàn tiền, Khách hàng vui lòng liên hệ BTA theo thông tin sau:

Chính sách chấm dứt và hoàn tiền này có hiệu lực kể từ ngày được đăng tải trên website chính thức của BTA. BTA có quyền sửa đổi, bổ sung Chính sách này tại bất kỳ thời điểm nào và sẽ thông báo cho Khách hàng theo quy định. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa Chính sách này và Hợp đồng dịch vụ riêng giữa BTA và Khách hàng, các điều khoản trong Hợp đồng dịch vụ sẽ được ưu tiên áp dụng.